Mengapa Surveillance Dilakukan Saat Sertifikasi ISO Masih Berlaku? Ini Alasannya!

Halo, Rekan Akta, sudah menerima sertifikasi ISO untuk perusahaan? Selamat! Mengantungi sertifikat ISO berdasarkan sektor dan industri yang dikelola tentunya akan semakin memudahkan operasional maupun pengembangannya.

Di sisi lain, tak sedikit pemula yang kebingungan saat harus menghadapi surveillance atau pemantauan selepas sertifikasi. Apa yang harus dilakukan? Apa pula tujuan surveillance pada ISO perusahaan yang masih berlaku?

Apa saja manfaat sertifikasi ISO?

Sebelumnya, apa Rekan Akta sudah mengetahui manfaat-manfaat sertifikasi ISO? Selaras dengan tujuan OSS RBA, perusahaan dengan standar tersebut akan menerima sejumlah benefit seperti:

• Meningkatkan kredibilitas. Sertifikasi ISO menjadi tolak ukur konsumen maupun klien sebelum menggunakan produk yang ditawarkan. Apalagi untuk memenuhi standar ini, Rekan Akta harus menyiapkan dan melewati prosedur tertentu. Jadi ketika mengetahui sertifikasi telah terpenuhi, kepercayaan mereka turut meningkat;
• Jaminan kualitas berstandar internasional. Saat mengikuti proses standarisasi, sebuah perusahaan akan melewati PDCA. Siklus ini mencakup identifikasi, analisis, serta eksekusi saat menyelesaikan masalah. Prinsip skala internasional yang digunakan pun menunjukkan kualitas yang tak main-main;
• Efisiensi anggaran untuk menjalankan usaha. Merintis dan mengelola perusahaan membutuhkan biaya yang tak sedikit. Namun, mengikuti sertifikasi ISO tak akan membuat pengeluaran membengkak. Justru standarisasi ini yang membuat pengaturan anggaran semakin efisien untuk mencegah kemungkinan pemborosan;
• Menunjang performa dan produktivitas. Bukan cuma konsumen dan klien, karyawan-karyawan yang bekerja akan termotivasi untuk meningkatkan performa serta produktivitas. Pasalnya, mereka sadar perusahaan telah memenuhi standar yang diberlakukan untuk menjalankan bisnis yang baik;
• Meningkatkan reputasi perusahaan. Satu lagi manfaat yang akan Rekan Akta terima dari sertifikasi adalah meningkatnya reputasi perusahaan. Dalam artian, image-nya di mata publik, klien, maupun kompetitor akan positif. Hal ini tentunya berdampak juga pada profit yang masuk untuk menunjang operasional usaha.

Mengapa surveillance sertifikasi ISO diperlukan?

Selain manfaat-manfaatnya, Rekan Akta perlu mempelajari masa berlaku sertifikasi ISO. Rata-rata waktu yang diberlakukan untuk standar ini adalah sekitar tiga tahun. Dengan catatan adanya proses surveillance per tahun dan re-sertifikasi pada tahun ketiga. Audit internal, ulasan manajemen, dan penyesuaiannya yang diterapkan selama setahun pun akan ditinjau ulang.

Lantas, apa yang membuat surveillance wajib dilakukan walau sertifikasi ISO masih berlaku? Berdasarkan pengertiannya, tahap ini merupakan pemantauan atau audit yang dilakukan lembaga independen terhadap perusahaan atau instansi yang mengantungi sertifikasi ISO.

Lebih tepatnya, surveillance bertujuan membantu lembaga memastikan organisasi atau perusahaan masih layak memegang sertifikasi ISO atau tidak. Hasilnya pun menentukan apa para karyawan benar-benar terlibat untuk memenuhi standar dan berkomitmen kuat pada masing-masing tugasnya.

Adapun patokan yang dipakai adalah QMP atau sasaran mutu yang ditetapkan. Jika semuanya terpenuhi, Rekan Akta akan lancar mengurus kebutuhan perusahaan, dari manajemen keuangan, dan lain sebagainya.

Apa saja hal-hal yang diperiksa auditor sertifikasi?

Rekan Akta pastinya ingin hasil surveillance dinyatakan bagus dan bebas masalah. Untuk mencapai tujuan yang disebutkan, pelajari hal-hal yang biasanya pihak auditor periksa dalam legal usaha, antara lain:

• Kesesuaian organisasi dengan persyaratan dari sistem manajemen;
• Implementasi SOP serta kebijakan sesuai ketetapan;
• Kemampuan organisasi dalam meninjau serta meningkatkan manajemen mutu lewat audit internal maupun ulasan manajemen;
• Pengambilan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan berdasarkan pengawasan sasaran mutu dan sistem manajemen.

Adapun waktu yang diperlukan untuk surveillance perpanjangan lebih sedikit dibandingkan audit pada sistem manajemen. Pasalnya, lead auditor bakal mengawalinya dengan melihat sejumlah tahap kunci organisasi. Sebut saja audit internal, tindakan korektif, serta rapat untuk peninjauan manajemen.

Setelah itu, lead auditor akan melihat proses-proses lain yang tersisa pada sistem manajemen. Ada kemungkinan mereka juga mengecek sebagian dari seluruh organisasi. Sebagai contoh salah satu dari dua jalur produksi maupun website yang digunakan untuk mempercepat proses Bagaimana, Rekan Akta, sudah memahami manfaat hingga tujuan surveillance sertifikasi ISO? Mudah-mudahan informasi ini memberikan manfaat dan membantu saat menjalani pemantauan rutin di perusahaan!