Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015 adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas, memenangkan tender, dan membangun kepercayaan klien. Namun kenyataannya, banyak perusahaan justru gagal saat menjalani proses sertifikasi. Menariknya, sebagian besar kegagalan ini bukan terjadi karena standar ISO terlalu sulit, tetapi karena kesalahan internal yang sebenarnya sangat mudah dihindari.

Pada artikel ini, kita tidak membahas definisi ISO ataupun manfaatnya. Sebaliknya, kita langsung masuk pada inti masalah, yakni Apa saja penyebab perusahaan gagal mendapatkan ISO 9001, dan bagaimana Anda bisa menghindarinya?

1. Menganggap ISO Sebagai Dokumen Formalitas

Banyak perusahaan memandang ISO hanya sebagai kumpulan dokumen. Karena itu, mereka fokus menyiapkan kertas, bukan menjalankan sistemnya. Akibatnya, saat auditor datang, berbagai ketidaksesuaian langsung terlihat. Misalnya:

• SOP tidak dijalankan
• Catatan mutu tidak pernah diisi
• Tidak ada bukti penerapan proses kerja

Cara menghindarinya:
Pahami bahwa ISO adalah sistem manajemen mutu yang harus hidup dalam aktivitas harian, bukan sekadar dokumen yang disimpan.

2. Tidak Melibatkan Manajemen Puncak

ISO 9001 menuntut komitmen top management. Ketika manajemen hanya “menyetujui” tanpa terlibat, sistem tidak akan berjalan dengan baik. Akibatnya:

• Kebijakan mutu tidak diterapkan
• Target mutu tidak tercapai
• Evaluasi manajemen tidak dilakukan

Cara menghindarinya:
Ajak manajemen mengikuti rapat ISO, memantau capaian mutu, serta terlibat dalam pengambilan keputusan terkait QMS.

3. Pelatihan Karyawan yang Minim

Karyawan memegang peran utama dalam menjalankan ISO. Namun banyak perusahaan yang tidak memberikan pelatihan memadai. Sebagai hasilnya:

• Operator bingung mengikuti prosedur
• Staff tidak tahu cara mengisi formulir mutu
• Tim tidak memahami alur tanggung jawab

Cara menghindarinya:
Selenggarakan training internal sebelum audit. Dengan demikian, seluruh tim bisa memahami tugasnya dengan jelas.

4. Tidak Melakukan Audit Internal Secara Benar

Audit internal berfungsi sebagai simulasi audit sertifikasi. Sayangnya, banyak perusahaan melakukannya hanya sebagai formalitas. Mereka menunjuk auditor internal yang tidak kompeten, dan tidak menindaklanjuti temuan.

Cara menghindarinya:
Jalankan audit internal minimal sekali sebelum audit sertifikasi. Selain itu, dorong auditor internal untuk melakukan audit secara objektif dan menyeluruh.

5. Kurangnya Bukti Penerapan (Records)

Beberapa perusahaan memiliki SOP yang baik, tetapi tidak menyimpan bukti penerapannya. Auditor tidak menilai niat, mereka menilai bukti nyata. Misalnya:

• Follow-up komplain pelanggan
• Evaluasi pemasok
• Hasil inspeksi dan pengukuran
• Catatan pelatihan

Cara menghindarinya:
Pastikan setiap proses menghasilkan records yang terdokumentasi, mudah ditelusuri, dan konsisten dengan SOP.

6. Tidak Ada Tindak Lanjut Temuan

ISO menekankan continual improvement. Ketika perusahaan mengabaikan tindakan perbaikan atas temuan, auditor dapat langsung mengeluarkan ketidaksesuaian mayor.

Cara menghindarinya:
Analisis akar masalah, lakukan corrective action, dan verifikasi hasilnya. Dengan demikian, perbaikan berjalan efektif sebelum audit sertifikasi berlangsung.

7. Terlalu Lama Menunda Implementasi

Beberapa perusahaan menunggu “waktu ideal” sebelum memulai implementasi. Sayangnya, waktu tersebut tidak pernah datang. Penundaan ini membuat proses implementasi molor dan sistem tidak berjalan optimal.

Cara menghindarinya:
Mulailah dari langkah sederhana: bentuk tim, susun dokumen dasar, dan jalankan sistem secara bertahap. Pendampingan konsultan akan mempercepat prosesnya.

Ingin Perusahaan Anda Lolos Sertifikasi ISO 9001 Tanpa Drama?

Semua kesalahan di atas bisa Anda hindari ketika perusahaan didampingi oleh konsultan yang berpengalaman. Jika Anda menginginkan:

• Implementasi cepat
• Sistem yang mudah dijalankan
• Tim yang lebih memahami proses mutu
• Sertifikat yang diterima tender

Maka AKTA siap menjadi partner Anda, Hubungi AKTA sekarang!